En février 2022, nous avons développé un outil dans la plateforme PowerApps de Microsoft pour saisir les statistiques des questions auxquelles nous répondons en-dehors du clavardage, du simple renseignement jusqu’à la référence avancée, en passant par l’aide à la recherche. L’outil est utilisé par les commis, les technicien.nes en documentation et les bibliothécaires, et est apprécié de toutes et tous.
Cet outil est né d’une collaboration entre les employé.es des services directs et un bibliothécaire système. Nous avions besoin d’un outil facile à utiliser et rapide qui tiendrait compte du travail fait par les commis, les techniciens en documentation et les bibliothécaires aux différents points de service, en se basant sur l’échelle READ.
Après plus d’un an d’utilisation, nous pouvons affirmer que les avantages d’avoir développé cet outil sur mesure dépassent nos attentes. Les commis l’apprécient pour la rapidité de la saisie, et les techniciens en documentation et bibliothécaires ont la possibilité d’y entrer des informations plus précises.
Les tableaux de bord générés par les statistiques se mettent à jour de façon automatique et contribuent à la prise de décision en permettant d’analyser des phénomènes ponctuels ou récurrents. Un compte-rendu des statistiques est partagé à tout le personnel deux fois par année.
• Cette conférence est offerte dans le cadre du Colloque des BES