Le rôle des professionnels en gestion de l’information et des archives est en constante transformation avec l’évolution des pratiques et des contenus informationnels. Ils doivent jouer un rôle stratégique accru tout en respectant des exigences de conformité et de reddition de compte plus strictes. Pour s’acquitter de leurs activités et offrir des services pertinents aux usagers, ils doivent faire preuve de créativité dans un contexte où les ressources sont limitées et où plusieurs acteurs organisationnels investissent le territoire de l’information. Ainsi, ils devraient procéder à l’évaluation de leurs activités pour mieux démontrer la valeur ajoutée de celles-ci et l’atteinte des objectifs organisationnels. L’évaluation est une « démarche rigoureuse de collecte et d’analyse d’information qui vise à porter un jugement sur (…) une activité ou un projet pour aider à la prise de décision » (Gouv. du Québec, 2013, p. 9). Les raisons motivant la mise en place d’une telle démarche sont nombreuses (ex.: reddition de compte, suivi des ressources, amélioration et promotion des activités).
Cette conférence s’appuie sur différents projets de recherche menés par les conférencières. D’une part, en gouvernance de l’information, les questions liées au positionnement ont révélé l’importance pour un service de disposer de toutes les ressources nécessaires, ces dernières étant considérées comme un des facteurs d’influence au sein de l’organisation (projets menés en 2015 et 2017-2019). D’autre part, l’enquête statistique sur les centres et services d’archives du Québec (2017) a mis en lumière l’absence d’une culture normalisée d’évaluation pour démontrer la valeur ajoutée des activités. Par ailleurs, l’analyse des pratiques d’évaluation en milieu universitaire (projet mené en 2020-2023) a permis de dresser un état des lieux des indicateurs utilisés, des outils de collecte et de gestion, tel le tableau de bord, pour faire le suivi des indicateurs. Ce dernier projet documente aussi les outils de communication utilisés pour transmettre les données colligées à des fins d’évaluation aux parties prenantes de l’organisation, dont les gestionnaires. La conférence identifiera des pistes d’action que pourront utiliser les professionnels en gestion de l’information et des archives dans l’optimisation des ressources de leurs organisations. L’évaluation est un levier important pour convaincre de la pertinence et de la valeur des activités et, par conséquent, des ressources attribuées.
• Cette conférence est offerte dans le cadre du bloc thématique Amélioration des services