Les défis de la gestion documentaire à l’ère de l’infonuagique

Depuis quelques années, les changements technologiques et la dématérialisation de l’information obligent la gestion documentaire à se réinventer. Les professionnels de l’information voient ainsi leur champ de compétences et leurs mandats se redéfinir. Suite à l’implantation de la Suite Google à la Ville de Montréal, nous avons été appelés à réfléchir à la gestion de l’information en contexte infonuagique. En plus d’être la suite bureautique officielle de la ville, la Suite Google est également une plateforme de communication (Gmail, Meet, Chat), de planification (Agenda) et de diffusion de l’information (Site).

Avec l’avènement du télétravail et le basculement vers les disques Google, il ne faut pas perdre de vue la mission de la ville de Montréal, qui est d’assurer une saine gestion de l’information produite ou reçue durant l’ensemble de son cycle de vie. Le travail en infonuagique apporte son lot de défis et nous avons rapidement été appelés à réfléchir aux moyens d’assurer la conservation, l’organisation, l’accessibilité et la protection de l’information qui se trouvent dans les disques partagés. 

Par ailleurs, afin de faire respecter la Loi sur l’accès à l’information à laquelle nous sommes assujetti en tant qu’organisme public, il importe d’aborder les enjeux de sécurité et de confidentialité des documents, inhérents à la suite collaborative, et d’encadrer le partage et le stockage d’informations confidentielles, sensibles ou comportant des renseignements personnels. 

À l’ère de la dématérialisation de l’information, force est de constater la difficulté des professionnels de l’information à définir leur rôle et les tâches qui y sont reliées. Un des enjeux majeurs consiste à mobiliser les gestionnaires et les différents collaborateurs et à les faire adhérer à l’importance de la gestion documentaire.

Panélistes

Nadine Champagne
CPI 2021 - Mardi 2 novembre - 11:00, Salle OCLC
Audrey Fortin-Lepage
CPI 2021 - Mardi 2 novembre - 11:00, Salle OCLC