Le Bureau d’expertise en gestion de l’information gouvernementale des Archives nationales du Québec : enjeux, périmètre et priorités d’action

Le gouvernement du Québec s’est doté d’une stratégie de transformation numérique visant à adapter les processus des ministères et organismes (M/O) afin de mieux répondre aux attentes des citoyens. D’autres projets gouvernementaux liés à la transformation numérique exercent aussi une pression sur la fonction de gestion de l’information, notamment la consolidation des centres de traitement informatique (infonuagique) et les nombreux projets d’amélioration des milieux de travail dans les organismes publics.  Ainsi, les M/O ont à faire face aux nombreux défis de la transformation numérique dont ceux de la gestion de l’information requise par ces projets. De plus, l’usage massif de Teams et Sharepoint complexifie les défis de gestion de l’information tout en présentant aussi une opportunité d’augmenter la productivité du personnel en améliorant la collaboration et la mise en réseau.

Or, l’état de la gestion de l’information numérique dans les M/O est problématique et les bonnes pratiques sont encore à définir. Les ressources en gestion de l’information sont en nombre très variable d’un organisme à l’autre et plusieurs n’en possèdent aucune. Elles ont besoin de soutien dans leur travail et leurs compétences numériques doivent évoluer. Lors d’un récent sondage du SCT auprès d’un groupe de ministères et organismes visant à transformer leur milieu de travail, la gestion documentaire représentait la seconde plus grande préoccupation dans leurs projets en cours. 

La crise vécue depuis mars 2020 a eu pour conséquence d’augmenter considérablement le nombre de télétravailleurs ayant à réaliser une multitude d’activités à distance. Dans un tel contexte, comment assurer la gestion efficiente de l’information? Comment garantir l’accès, la protection, la conservation, la destruction ou l’archivage des documents numériques? Un besoin d’harmonisation des pratiques en GI sur le terrain est vital pour l’atteinte des objectifs transformationnels de tous.

C’est pourquoi BAnQ a créé son Bureau d’expertise en gestion de l’information gouvernementale qui a un rôle à la fois stratégique et opérationnel afin de répondre aux besoins toujours grandissants de la clientèle gouvernementale. Il a ainsi pour objectif d’accompagner les M/O dans ce contexte de transformation numérique et de télétravail en offrant des services-conseils dans le domaine de la gestion de l’information afin d’en assurer la qualité et la disponibilité aussi longtemps que nécessaire.

Cette présentation portera sur les enjeux, le périmètre des activités et les priorités d’action par lesquelles le Bureau entend :

  • Contribuer au passage d’une gestion documentaire vers une gestion de l‘information au sein de l’appareil d’État;
  • Renforcer le réseautage et la communication dans le secteur public centralisé en matière de gestion de l’information;
  • Assurer une veille sur les nouvelles tendances en matière de gestion de l’information;
  • Sensibiliser les divers interlocuteurs gouvernementaux concernés à développer une vision transversale de la gestion de l’information au sein de l’appareil d’État.

Panélistes

Sylvain Sénécal
CPI 2021 - Mardi 2 novembre - 10:30, Salle BAnQ