La quantité et la qualité des documents acquis par les institutions de mémoire, dont Bibliothèque et Archives Canada, évoluent au rythme des avancées des approches en matière de tenue de documents, d’évaluation, d’acquisition et de préservation des archives. Les procédures et les flux de travail s’adaptent en conséquence, mais dans quelle mesure ont-ils l’opportunité d’avoir un impact rétrospectif tangible sur les documents préalablement acquis et entreposés par une institution? Bien que l’élagage fasse partie intégrante d’une bonne gestion des collections de bibliothèques, la pratique demeure problématique dans un contexte archivistique parce qu’elle invite à contempler la destruction d’archives et ainsi, craindre la perte de la confiance du public. Face au besoin criant d’améliorer l’accès aux documents gouvernementaux sous la responsabilité de BAC, son équipe de Réévaluation s’est néanmoins retroussé les manches et a entrepris le travail de séparer le bon grain de l’ivraie.
Au cours de cette séance, nous présenterons un aperçu du programme de disposition des documents à BAC, de l’évolution de la fonction de Réévaluation et de l’examen intégral de fonds documentaires « hérités » . Nous démontrerons comment ces activités on tiré parti d’une opportunité aux avantages bien plus nombreux que la simple libération d’espaces d’entreposage. Nous décrirons les améliorations innovées par l’équipe en matière de procédure et de description; la mise en place d’un mécanisme qui assure la préservation et l’accès de supports spécialisés préalablement non-découverts; ainsi que les défis qui sont inhérents au retrait des documents d’archives et la nécessité d’aborder le risque et les perceptions du risque avec les intervenants.
Enfin, nous partagerons sur les accomplissements de cette expérience qui a assuré une meilleure préservation d’archives sur supports vulnérables, la découverte de trésors enfouis parmi des boîtes non-explorées et l’avènement d’une équipe agile et efficace qui crée des collaborations entre parties prenantes pour atteindre ses objectifs avec succès. Ultimement, nous espérons transmettre l’importance de remettre en question les pratiques du passé pour accorder à de nouvelles clientèles et communautés un accès amélioré aux archives qui les concernent.
• Cette conférence est offerte dans le cadre du bloc thématique Diffuser les archives